Vad är en policy?

”Grundprincip för ett företags eller en organisations handlande allmänt eller i ett visst avseende”

En policy är en avsiktsförklaring och riktlinjer för att styra beslut och uppnå önskade mål. Termen används främst inom privata och offentliga organisationer och företag. EU:s regionala utvecklingsperspektiv och Carterdoktrinen är exempel på policydokument. Policys skiljer sig mot lagtexter då en lagtext kan förbjuda och förhindra ett visst beteende eller en viss handling (det finns t.ex. en lag som kräver att man betalar skatt) medan en policy endast vägleder mot de handlingar som troligast ger önskat resultat.

En policy kan även syfta på processen att fatta viktiga beslut i en organisation, exempelvis utarbetande av olika program, inriktningsmål, ekonomiska prioriteringar och beslut fattade beroende på vad de får för konsekvens för organisationen. Policys kan ses som politiska, organisatoriska, ekonomiska och administrativa mekanismer som skapats för att nå ett eller flera mål.

Exempel

• Arbetsmiljöpolicy

• Drogpolicy

• Friskvårdspolicy

• Företagspolicy

• Föräldraledighetspolicy

• Internetpolicy

• IT-policy

• Kompetensutvecklingspolicy

• Krishanteringspolicy

• Kvalitetspolicy

• Lönepolicy

• Miljöpolicy

• Mobiltelefonpolicy

• Rehabiliteringspolicy

• Rekryteringspolicy

• Representationspolicy

• Resepolicy

• Reseräkningspolicy

• Semesterpolicy

• Sjukdomspolicy

• Skyddsombudspolicy

• Stresspolicy

• Terminalglasögonpolicy

• Tjänstebilspolicy

• Tobakspolicy

• Policy mot trakasserier

• Traktamentespolicy

• Uppvaktningspolicy

Vem tar fram policyn? Vem beslutar om dem?

I de flesta företag tar företagsledningen (alternativt ledningsgruppen) fram policyförslag. Innan man fastslår dessa i ett protokollfört ledningsmöte så gås de igenom med eventuell fackklubb eller fackrepresentant om sådan finns. I mindre företag kan det vara VD alternativt personalansvarig. Det är viktigt att policyn inte innehåller något som bryter mot lagar och förordningar. Företagspolicyn kan heller inte ändra kollektivtalets regler om man har ett sådant.

Hur vet man att alla känner till företagets policy?

När policysamlingen är klar, gör man en genomgång med de anställda och förklarar varför man har dem och vad de innehåller. I policysamlingen ska det finnas ett blad som medarbetaren ska skriva under när han eller hon har tagit del av det.

Exempel på utformning:

Bekräftelse på att samtliga policyer har lästs och förståtts.

Med min namnunderskrift bekräftar jag att jag läst/tagit del och förstått samtliga FÖRETAGET AB:s policys och att det är mitt eget ansvar att vara uppdaterad vad gäller regler och policys inom FÖRETAGET AB, genom att regelbundet läsa dem.

Ort och datum

Nyanställda ska naturligtvis läsa och skriva på innan de påbörjar sin anställning.

Var kan medarbetarna hitta företagets policy?

Det bästa är att publicera den på företagets intranät, där kan alla hitta policysamlingen. Alternativt kan den finnas tillgänglig i en gemensam mapp på alla anställdas datorer. Pärmar kan vara svåra att hålla uppdaterade.

När/hur uppdaterar man företagets policy?

Det är lämpligt att ha en bestämd tidpunkt varje år när man uppdaterar policysamlingen, t.ex. i samband med bokslut. Det kan handla om förändringar i faktauppgifter, inaktuella policyer och nya som tillkommer. Det är givetvis viktigt med information på ett personalmöte om förändringar.

Hur använder man företagets policysamling?

Policysamlingen ska användas till att styra företagets arbete så att alla arbetar på samma sätt, mot samma mål och att ingen känner sig orättvist behandlad. Den kan vara viktig när den anställde eller företaget har olika åsikter om hur man hanterar/hanterat problem m.m. Policyn fungerar också som checklista vid krishantering m.m.

Förslag för lämpliga policyer för ett mindre företag:

1. Register

2. Policysamling

3 . Organisationsschema

4. Arbetsmiljöpolicy

5. Jämställdhetspolicy

6. Kränkande särbehandling

7. Etnisk mångfald

8. Alkohol och droger

9. Intern oärlighet

10. Checklista för riskbedömning

11. Anställds död

12. Olycka på arbetet

13. Rån, hot och våld

14. Checklista för enkla krissamtal

15. Anhörig-/telefonlista närstående

16. Rekrytering, anställning, introduktion

17. Kallelse till medarbetarsamtal

18. Utvecklings-/medarbetarsamtal

19. Policy för ledighet

20. Ansökan tjänstledighet

21. Resepolicy

22. IT-Policy

23. Rökning

24. Returnering av nycklar m.m.

25. Hantering av företagshemligheter

26. Sekretess och konkurrensavtal

27. Policy ledarskap

28. Policy gåvor, muta och bestickning

29. Policy för sjukanmälan/frånvaro

30. Policy för ändring av arbetsschema

31. Policy för ledningsgruppsmöte

32. Policy för infomöten/månadsmöten

33. Policy för underhåll, service m.m. på maskiner/utrustning

34. Bekräftelse på att samtliga policyer har lästs och förståtts

Exempel på bilpolicy

Varje vid Företaget AB anställd skall ha sådana attityder och värderingar i trafiken som bidrar till säkrare trafikmiljö, genom att alltid följa gällande lagar och regler och visa hänsyn till andra trafikanter. För att uppnå dessa mål ska Företaget AB:s medarbetare arbeta efter nedanstående: 

Föraren ska alltid:

• Använda bilbälte.

• Visa hänsyn till sina medtrafikanter och verka som föredömen i trafiken och tänka på att företagsbilen är en reklamplats för företaget.

• Följa all gällande trafiklagstiftning, genom att bl.a. respektera hastighetsbestämmelser och följa gällande kör- och vilotider.

• Vara opåverkad av alkohol och andra droger.

• Kontrollera att rätt lastsäkring är gjord.

• Kontrollera fordonet dagligen så att fordonet är i trafiksäkert skick, och omedelbart rapportera fel och brister till närmaste chef.

• Hantera fordonet varsamt och iaktta försiktighet med omgivningen.

• Vid ev. olyckor och incidenter, omedelbart kontakta närmaste chef.

• Se till att vi använder oss av rena och välvårdade bilar, genom att städa och tvätta bilen enligt fastställda regler.

• Meddela eventuella förändringar till arbetsgivaren gällande sitt körkorts status.

• Köra med ett mjukt körsätt, genom att läsa trafiken, undvika häftiga inbromsningar och accelerationer, minska bränsleförbrukning och avgasutsläpp och på detta sätt vis få ett stressfritt körsätt och ett mer ekologiskt körsätt.

• I god tid innan drivmedelsbrist uppstår tanka fordonet.

• Hämta och lämna bilen, vid arbetsdagen start och vid arbetsdagens slut på företagsparkeringen/garaget.

• Ska under icke arbetstid lämna in nycklar, på anvisad plats på kontoret.

• Fordonet får inte användas för privata körningar utanför tjänsten utan att skriftligt tillstånd inhämtats hos fordons-/transportchefen.

Exempel på arbetsmiljöpolicy

Det ligger i FÖRETAGET AB:s och medarbetarnas gemensamma intresse att verksamheten håller hög kvalitet och drivs under goda ekonomiska former. Därtill ska vi upprätthålla en hög standard på arbetsmiljön. För FÖRETAGET AB är en bra arbetsmiljö ett konkurrensmedel och därmed en strategisk fråga.

I arbetsmiljölagen, arbetsmiljöförordningen, arbetsmiljöverkets föreskrifter, tillstånd och villkor anges de minimikrav som gäller. I FÖRETAGET AB ska arbetsmiljön uppfylla de krav som myndigheterna ställer. Arbetsmiljön ska inte enbart vara säker, den skall också vara trevlig och utvecklande för medarbetarna. Dessa ska också kunna påverka sin arbetsmiljö. Ett viktigt delmål för vårt arbetsmiljöarbete är att säkerställa en miljö som inte utsätter medarbetarna för ohälsa eller olycksfall och som är tillfredställande med hänsyn till arbetets natur samt den sociala och tekniska utvecklingen.

FÖRETAGET AB ska vidta de åtgärder som behövs för att förhindra och förebygga att medarbetare skadas i arbetet.

Ansvar

Arbetsmiljöarbetet ska ingå som en naturlig del av vår verksamhet och ske i samarbete mellan arbetsgivare, medarbetare och de fackliga organisationerna. Detta innebär bl.a. att alla, chefer och andra, aktivt ska delta i arbetet med att åstadkomma en bra arbetsmiljö. Ingen får blunda för brister i arbetsmiljön när och om de upptäcks. Det kan också uttryckas som en allmän ”aktivitets-” och ”rapportskyldighet” för samtliga, vilket ingår som en del i samtliga medarbetares enskilda anställningsavtal.

Innehåll

En bra arbetsmiljö innebär bland annat:

• Att vi tar avstånd från alla typer av kränkande särbehandling och diskriminering.

• Att FÖRETAGET AB bedriver ett aktivt och målinriktat arbete för att främja etnisk mångfald.

• Att jämställdhetsarbetet bedrivs efter gällande lagar.

• Att företagen har organisation, mål och rutiner för anpassnings- och rehabiliteringsverksamheten.

• Att vi har tydliga rutiner för hantering av kriser av olika slag, att introduktionsplaner för nyanställda och långtidsfrånvarande finns.

• Att i de fall det behövs en fungerande företagshälsovård, sådan finns till arbetsgivarens och personalens förfogande.

• Att skyddsronder/personalträffar genomföres regelbundet.

• Att riskanalyser genomförs och dokumenteras.

• Att en lämplig fördelning av arbetsmiljöuppgifterna görs och dokumenteras.

Organisationsplan

I FÖRETAGET AB ska det finnas en organisationsplan. Den ska på ett överskådligt sätt beskriva gällande organisation. Beskrivningen ska förvaras så att den lätt kan visas vid systeminspektion, för nyanställda, m.fl. Den ska vara känd av arbetsledning och övriga medarbetare. Det åligger också FÖRETAGET AB att hålla sig och sina medarbetare fortlöpande informerade om nya regler och föreskrifter som myndighet har beslutat om, samt se till att samtliga medarbetares kunskap och erfarenhet tas till vara liksom tekniskt kunnande inom eller utom FÖRETAGET AB.

 

Om du som arbetsgivare har ytterligare frågor och funderingar kring policy och upprättandet av dessa är du varmt välkommen att kontakta oss på GALPU. Du når oss på 033 435 80 60 eller på info@galpu.se. Besök även www.galpu.se för mer information.