Oavsett om företaget har tecknat kollektivavtal eller inte omfattas man av ett antal lagar som måste följas om man har anställda. Här följer några av de lagar man måste beakta:

Medbestämmandelagen (MBL)

Lagen gäller tillämpning på förhållandet mellan arbetsgivare och arbetstagare och är uppdelad i två delar där en del gäller information och en gäller förhandlingsskyldighet. Det är i första hand det fack som har eller brukar ha kollektivavtal på arbetsplatsen som har förhandlingsrätt. En enskild arbetstagare har ingen rätt till MBL-förhandling.

Exempel på information som skall delges den fackliga organisationen:

- Personalpolitik

- Företagets ekonomi

- Framtidsplaner

Exempel på förhandlingsplikt:

- Viktigare förändringar av verksamheten

- Viktigare förändringar av arbetsuppgifter

- Uppsägningar

- Förläggande av huvudsemester

- Organisationsförändringar

 

MBL är vad många kallar ”tutalagen”. Det betyder att du i många fall måste informera eller förhandla med exempelvis facket innan du verkställer ett beslut. Om du har bestämt att flytta ditt företag till utlandet så hjälper det inte mycket vad facket tycker. Du ”tutar” innan du kör över. 

Lagen om anställningsskydd (LAS)

LAS reglerar anställningsförhållanden och möjligheten att säga upp personal. Då det gäller uppsägning krävs det alltid en förhandling med den fackliga organisationen. Även vid tillsättande av ny chef (organisationsförändring) ska man förhandla med facket.

Arbetstidslagen (ATL)

ATL reglerar hur man får arbeta. Det gäller såväl övertidsuttag, mertid, arbetstidens förläggning, raster, veckovila m.m. Se tidigare inlägg för mer information om ATL.

Arbetsmiljölagen (AML)

AML reglerar att arbetsgivaren ska bedriva ett aktivt miljöarbete, vilket innebär att man skall sörja för god säkerhet och god arbetsmiljö. Chefen har högsta ansvaret för att se till att säkerhetsföreskrifter följs. Det är också chefen som har straffansvaret vid en eventuell olycka. Det är viktigt för arbetsgivaren att ta reda på vilka av Arbetsmiljöverkets föreskrifter som gäller det egna företaget. De anställda ska följa företagets skyddsföreskrifter och har skyldighet att rapportera avvikelser som kan vålla skada eller utsätta någon för fara.

Förtroendemannalagen (FML)

Ett företag som har minst fem anställda har rätt att via den fackliga organisationen (som det finns kollektivavtal med) utse ett skyddsombud. Andra förtroendeuppdrag kan exempelvis vara fackliga förtroendemän. En förtroendeman (gäller givetvis även kvinnor) har enligt förtroendemannalagen, rätt till ledighet för att kunna få utbildning för att kunna fullfölja sitt uppdrag. Observera att det inte är alla utbildningar som ska betalas av arbetsgivaren. Utgå från att ledighet är obetald till dess ni får ett papper på att något annat gäller. Utbildningarna är reglerade mellan arbetsgivarförbunden och de fackliga organisationerna om vem som betalar lön. Dessa avtal kan förändras vid olika år.

Semesterlagen

Semesterlagen reglerar intjänandet av semester och den ersättning som ska utgå. Lagen reglerar även den tid som ska tas ut i ledighet. För mer information om semester, se tidigare inlägg.

Studieledighetslagen (SLL)

En arbetstagare som vill skaffa sig en utbildning har rätt till ledighet från sin anställning enligt denna lag. Det finns några villkor för att få ut sin ledighet. Den anställde ska vid ledighetens början ha varit anställd de senaste sex månaderna eller vid fler anställningar hos samma arbetsgivare minst 12 månader de senaste två åren. (Gäller inte facklig verksamhet). Arbetsgivaren har rätt att skjuta upp ledigheten till senare tid än den som arbetstagaren har begärt. En anställd som avbryter sin utbildning och som vill komma tillbaka i tjänst kan av arbetsgivaren få vänta två veckor upp till en månad på att få börja igen.

Föräldraledighetslagen

En kvinnlig arbetstagare som väntar barn och därför inte kan utföra fysiskt jobbiga arbetsuppgifter har rätt till omplacering från den 60:e dagen före beräknad förlossning. Självklart behöver inte arbetsgivaren skapa ett jobb som inte finns. Kvinnan har då rätt till ledighet men utan lön från arbetsgivaren. 

En arbetstagare har som förälder rätt till ledighet enligt nedan:

- Hel ledighet för en kvinnlig medarbetare i samband med hennes barns födelse.

- Hel ledighet för en förälder tills barnet blivit 18 månader.

- Förkortning av arbetstid till 75 procent av heltid till dess barnet fyllt åtta år eller slutat första klass.

- Tillfällig föräldrapenning (VAB), vård av sjukt barn.

Rätten till ledighet gäller enligt lag vid tre tillfällen per år. Detta innebär att en arbetstagare inte kan kräva att få ledigt exempelvis varje fredag även om man har rätt till att jobba 75 % av heltid. Det är arbetsgivaren som leder och fördelar arbetet vilket innebär att arbetsgivaren kan som exempel förlägga arbetstiden måndag – fredag kl. 10 - 17. Den anställde kan begära ledigt på fredagar men kan endast tilltvinga sig tre fredagar, då detta blir tre tillfällen. Ett tillfälle kan även vara en längre tid som en månad o.s.v.

Självklart vill man som arbetsgivare ha ett bra förhållande till sin personal och tillmötesgå önskemål när det gäller ledighet, om det passar för verksamheten.

Föräldralön

Föräldralön är ingen lag men ingår i de flesta kollektivavtal. Det innebär att en person som varit anställd minst ett år har rätt till cirka 10 % av den lön man tjänat in under en månad. Detta utbetalas som ett engångsbelopp. Har personen varit anställd minst två år hos samma arbetsgivare så ökar engångsbelopp med 10 % på fler månader. Detta gäller båda föräldrarna. Se exakta villkor i respektive avtal.

Diskrimineringslagen

Denna lag skall förhindra diskriminering och kan delas upp på följande:

- Direkt diskriminering innebär att någon missgynnas genom att behandlas sämre än någon annan.

- Indirekt diskriminering är att missgynnas genom tillämpning av en bestämmelse.

- Trakasserier är ett uppträdande som sänker någons värdighet.

- Sexuella trakasserier är uppträdande av sexuell natur som sänker någons värdighet.

 

Om du har ytterligare frågor och funderingar kring viktiga lagar för dig som arbetsgivare är du varmt välkommen att kontakta oss på GALPU. Du når oss på 033 435 80 60 eller på info@galpu.se. Besök även www.galpu.se för mer information.

 

Arbetsgivaren skall betala en arbetsgivaravgift, så kallade sociala kostnader, för de anställda som erhållit lön eller förmåner som motsvarar minst 1 000 kronor. Om någon anställd fått en lön under 1 000 kronor betalar arbetsgivaren ingen arbetsgivaravgift.

Arbetsgivaravgift och de anställdas preliminära skatteavdrag redovisas på samma blankett till Skatteverket.

 

 

Vid utbetalning av lön har arbetsgivaren skyldighet att dra av preliminär skatt. Vilken skatt den anställde lägger beror på vilken skattetabell den anställde ska följa.

Tabellerna delas upp från 29 till 37 där en högre tabell ger en högre skatt. Det som styr vilken tabell du hamnar i är den kommun som du är mantalsskriven i den 1 november året innan du beskattas. Bor du i Gävle den 1 november 2011 så betalar du skatt för år 2012 som om du bor kvar i Gävle även om du flyttar.

Jämkning av skatteavdrag

För att få jämkning ansöker man hos Skatteverket som sedan beslutar om jämkning av skatteavdraget med ett jämkningsbesked. Med jämkning kan menas att det blir lägre skatt vid exempelvis lån som det betalas ränta på eller på dyra resor till och från arbetet. Om Skatteverket lämnar besked att nedsättning av skattegrundande inkomst ska ske med 2 000 kr innebär inte detta att skatten minskas med 2 000 kr utan att den lön som skatten beräknas på minskar.

A eller F skatt

A-skattsedel är den vanligaste för löntagare och innebär att arbetsgivaren ska dra skatt enligt den angivna tabellen samt betala arbetsgivaravgift.

F-skatt är den skatt du ska betala om du har ett eget företag eller bedriver näringsverksamhet. En anställd som visar upp en F-skattsedel ska själv betala in sin preliminära skatt. Företaget betalar då ej heller arbetsgivaravgifter. Oftast skickar den som har F-skatt en faktura för sitt utförda arbete.

Skatteavdrag när skattsedel inte har lämnats

Många arbetsgivare hämtar direkt via lönesystemet den skatt som arbetstagaren ska lägga. Detta sker hos CSR, Centrala SkatteRegistret. I de fall arbetsgivaren inte fått något sådant besked ska arbetsgivaren göra ett förhöjt skatteavdrag om den anställde inte visat upp A-skattsedeln. Skatteavdraget höjs då med 10 % av tabellvärdet.

Skatteavdrag för sidoinkomst

En person som arbetar extra och inte kommer upp i någon högre inkomst kommer enligt skattetabellen inte heller att betala så mycket skatt. Det innebär ofta att det i slutändan blir kvarskatt då man har lagt för lite skatt på sin inkomst. För att detta ska bli så rätt som möjligt lägger man därför 30 procent i skatt på s.k. sidoinkomst.

Skatteavdrag för studerande och skolungdom

Om en studerande eller skolungdom totalt tjänar mindre än 18 700 kr på ett kalenderår så kan man fylla i foldern SKV 4301 som finns att rekvirera hos Skatteverket. Det innebär att arbetsgivaren inte behöver dra någon skatt.

Engångsskatt i procent

Vissa ersättningar som utbetalas i form av engångsbelopp eller som en klumpsumma ska beskattas enligt nedan engångstabell för löneinkomster. Exempel på detta är bonus, retroaktiv lön, slutlön i form av semester och liknande.

Årslön i kronor Preliminärt skatteavdrag i procent

0 – 18 699  0 %

18 700 – 58 600 10 %

58 601 – 119 600            23 %

119 601 – 308 000          30 %

308 001 – 414 000          33 %

414 001 – 587 100          53 %

587 101 –                58 %

Om du som arbetsgivare har ytterligare frågor och funderingar kring skatt är du varmt välkommen att kontakta oss på GALPU. Du når oss på 033 435 80 60 eller på info@galpu.se. Besök även www.galpu.se för mer information.

 

Om en anställd blir sjuk skall detta anmälas till arbetsgivaren. Arbetsgivaren har enligt lag fullt ansvar för att betala ut sjuklön de första 14 dagarna med 80 % av den lön som skulle utgått, med undantag för dag ett som räknas som karensdag. Om en anställd skulle ha haft ett tillägg på lönen av något slag (t.ex. ob-tillägg) ska arbetsgivaren under dag 2-14 även ge 80 % av den summa som skulle utbetalats.

Från den 15:e kalenderdagen övertar lag om allmän försäkring (Försäkringskassan) huvudansvaret för ersättningen genom att ge s.k. sjukpenning, vilken består av 77,6 % av förlorad inkomst. Tänk på att arbetsgivaren ger lön och Försäkringskassan sjukpenning. Avdrag och ersättning ser olika ut då det gäller månadslön eller timlön, men resultatet 80 % är det som gäller i båda fallen.

Sjuklön vid timlön

När man har timlön får man från arbetsgivaren ersättning dag 2-14 för de timmar som man skulle ha arbetat. Eventuella tillägg som skulle ha utgått ska ersättas med 80 %. 

Sjuklön och sjukavdrag vid månadslön

Om en anställd med månadslön blir sjuk så ska avdrag göras för den tid personen är borta. Vi kan inte göra avdrag för en som har timlön. Då utgår sjuklön, men inte avdrag.

OBS! Tiden för dag 1-14 räknas alltid i timmar, även vid månadslön.

Ett vanligt exempel då det gäller avdrag vid månadslön är att man beräknar månadslön x 12 och delar detta med veckoarbetstid x 52. Detta blir då avdrag per timma under de första 14 dagarna. Avdrag kan endast göras på den tid man skulle ha jobbat.

När det sedan gäller ersättning, så tar man 80 % av avdraget och ersätter med per timma av den tid man skulle ha jobbat. Ingen ersättning sker för dag ett som är karensdag. Det finns avtal som reglerar avdrag och ersättning på annat vis. Handels har i sitt avtal angivit att man först delar månadslönen med 166 för att få fram en timlön.

Karensdag

Dag ett räknas alltid som karensdag och ersättning skall inte utges. Tänk på att karensdagen måste vara en arbetsdag. Hur kort en karens får vara bestäms ej av lagen. Det är därför viktigt att företaget tar fram en policy som reglerar detta. Om en anställd sjukskriver sig då endast 15 minuter av arbetsdagen kvarstår, och företaget har satt en minsta karens på exempelvis en timma, kommer nästa dag att starta sjukperioden och denna dag blir då karens.

Antalet karensdagar är maximerade till 10 under en rullande 365-dagarsperiod. Det utgår ingen ny karensdag vid återinsjuknande inom fem kalenderdagar från föregående sjukperiod.

Bokföra sjukfrånvaro

När en anställd har månadslön kan man givetvis vara smart och göra ett avdrag på 20 % vid sjukdom för dag 2-14, men man binder egentligen ris åt egen rygg. När man efter årsskiftet vill ha statistik på hur mycket sjukfrånvaro företaget haft och vad den har kostat blir den siffran svår att ta fram.

Se nedanstående exempel:

Månadslön 20 000 - bokföringskonto 7210

Karens 8 timmar 100 % - 923 - bokföringskonto 7210

Sjukavdrag 32 timmar 20 % -738 - bokföringskonto 7210

Bruttolön 18 339 kr

I ovanstående exempel går det inte via bokföringen att se vad sjuklön har kostat företaget. Den bästa lösningen är att istället göra på följande sätt:

Månadslön 20 000 - bokföringskonto 7210

Karens 8 timmar 100 % - 923 - bokföringskonto 7210

Sjukavdrag 32 timmar 100 % -3 692 - bokföringskonto 7210

Sjuklön 32 timmar 80 % +2 954 - bokföringskonto 7280

Bruttolön 18 339 kr

Efter arbetsgivarperioden från dag 15, ska arbetsgivaren göra anmälan till Försäkringskassan. Med detta upphör även arbetsgivarens skyldighet att betala sjuklön såvida det inte finns ett kollektivavtal tecknat som gäller för tjänstemän. I de flesta kollektivavtal för tjänstemän finns en överenskommelse om att arbetsgivaren betalar 10 % sjuklön från dag 15-90. Avdrag från dag 15 för månadsavlönade sker med kalenderdagsavdrag, vilket betyder att formel för avdrag då blir månadslön x 12 dividerat med 365 vilket ger avdrag per kalenderdag. Vid frånvaro hel månad blir avdraget på hel månadslön.

Exempel kan se ut så här vid 30 dagars frånvaro:

Månadslön 20 000 - bokföringskonto 7210

Avdrag dag 15-30 -10 520 – bokföringskonto 7210

Eventuell sjuklön 10 % + 1 052 – bokföringskonto 7280

Bruttolön 10 532 kr

Vid sjukdom längre än 90 dagar träder ITP in som även är en försäkring som gäller vid långtidssjukdom.

Försäkringskassan

Försäkringskassan ger max ut en sjukpenning på 7,5 prisbasbelopp, vilket betyder att högsta ersättning ges på 7,5 x 44 000 = 330 000 kr. Om man delar 330 000 kr med tolv månader så betyder detta att taket hos Försäkringskassan ligger på 27 500 kr per månad vid sjukdom. Av detta utgår 77,6 % i sjukpenning. Försäkringskassan ger ut 77,6  % sjukpenning upp till taket på 7,5 prisbasbelopp vilket under 2012 betyder 27 500 kronor.

Vi tar ytterligare ett exempel för dag 15-90 då kollektivavtal är tecknat och den anställde är tjänsteman med en månadslön på 50 000 kr. För att det ska bli lättare att hänga med i detta exempel så infaller sjukperioden dag 15-90 under en kalendermånad.

Månadslön 50 000

Avdrag för månaden -50 000

Eftersom den anställde tjänar mer än 7,5 prisbasbelopp och kollektivavtalet anger att personen ska ha 90 % av sin lön vid sjukdom blir arbetsgivaren tvingad att fylla på det glapp som blir då Försäkringskassan har lagt ett tak på sin sjukpenning. 

 

Sjukpenning från Försäkringskassan

27 500 x 77,6 % = 21 340 kr

För att nå upp till 90 % av den anställdes lön, vilket motsvarar 45 000 kr, måste arbetsgivaren skjuta till mellanskillnaden på 23 660 kr i sjuklön vilket ger betydligt mer än 10 % då den anställde tjänar mer än 7,5 prisbasbelopp.

Sammanfattning för tjänstemän med månadslön

- Karensdag utgår alltid från dag ett. Ha en policy för hur kort en karensdag får vara.

- Sjukavdrag sker med beräkning i timmar från dag 1-14 för den tid som är schemalagd.

- Arbetsgivaren ger ersättning med 80 % motsvarande avdraget för dag 2-14. Sjukavdrag efter dag 14 sker i kalenderdagar.

Arbetsgivaren gör sjukanmälan till Försäkringskassan från dag 15.

- Arbetsgivaren ger sjuklön om kollektivavtal finns, dag 15-90 med 10 % av lön upp till 7,5 prisbasbelopp. Den som tjänar mer än 27 500 per månad har en lön över 7,5 prisbasbelopp och ska då utöver Försäkringskassan sjukpenning få tillägg så att sjuklönen uppgår till 90 % av lön.

 

 

Kollektivanställda

Då det gäller kollektivanställda med timlön så görs inget avdrag utan bara utbetalning med 80 % av timlön och eventuella andra tillägg. Dock inte för dag ett som är karensdag. Vid sjukdom från dag 15 utgår ingen ersättning från arbetsgivaren. Den anställde får då 10 % från försäkringen AGS (avtalsgruppsjuk) för dag 15–360 om kollektivavtal är tecknat eller om arbetsgivaren tecknat försäkring.

Läkarintyg

Vid sjukdom som överskrider sju kalenderdagar ska den anställde utan uppmaning redovisa ett läkarintyg för att få fortsatt sjuklön. En arbetsgivare får, om det finns särskilda skäl till detta, begära ett läkarintyg från tidigare datum eller från första sjukdagen. 

Tänk på att arbetsgivaren enligt lag inte behöver betala ut sjuklön till en anställd som inte skriftligen har lämnat försäkran om att arbetsförmågan varit nedsatt på grund av sjukdom. Ta fram en blankett och ha som policy att sjukförsäkran skall vara skriftlig.

Viktigt att tänka på är även att du som jobbar med personaladministrativ verksamhet liksom arbetsgivaren har tystnadsplikt om en anställds sjukdom och kan dömas enligt brottsbalken om man bryter mot tystnadsplikten.

Om du som arbetsgivare har ytterligare frågor och funderingar kring sjuklön och sjukpenning är du varmt välkommen att kontakta oss på GALPU. Du når oss på 033 435 80 60 eller på info@galpu.se. Besök även www.galpu.se för mer information    

 

 

För dig som vill ha vår bok i häftad version finns den att köpa hos oss på GALPU. Vi har fått mycket positiv feedback sedan boken gavs ut, bl.a. att det äntligen finns en bok om ämnet som går att förstå. Boken är ett enkelt lexikon som med mycket nyttig fakta hjälper dig och ditt företag när det gäller personal - och lönehantering.

Kontakta Gunnar vid frågor och beställning. Du når honom på gunnar@galpu.se eller på 033 435 80 60 

  

 

Semester är en skyddslag som reglerar ledighet och ersättning. Lagen säger genom 2§ Semesterlagen att ett avtal som inskränker lagen är ogiltig. Det innebär att semesterlagen är en skyddslag. Det går att göra avtal om förbättringar som att öka antal semesterdagar eller genom att öka semesterlönen. Man säger då att lagen är dispositiv.

Vanligt förekommande är att man har ett semesterår som startar den 1 april och avslutas den 31 mars året därpå. Detta är ett intjänandeår vilket betyder att man nästa år under samma period får ta ut sin intjänade (betalda) ledighet.

l-------------------------------------------l l-------------------------------------------l

Intjänande år 1 april-31 mars          Uttagsår 1 april-31 mars

 

Uttagsåret blir givetvis intjänande år för året därpå o.s.v. Detta är vad lagen säger men eftersom lagen är dispositiv så går det att förhandla om andra perioder, vilket stat, kommun och landsting har gjort. Deras period håller sig inom kalenderåret med intjänande och uttag under samma period. Det finns för och nackdelar med båda sätten att lägga semesteråret. I det första exemplet är nackdelen att semester måste intjänas innan det går att ta ut den med betalning. I gengäld blir det alltid en slutlön i form av semesterlön att få ut, då man slutar. I det andra exemplet är fördelen att man får betalda semesterdagar innan man har tjänat in dem, med nackdel att man kan bli återbetalningsskyldig när man slutar, om för många dagar är uttagna mot vad som är intjänat.

Antal semesterdagar

Lagen säger att antal semesterdagar ska vara fem veckor, vilket i normalfallet blir 25 dagar. Semester kan endast tas ut i hela dagar och gäller endast arbetsdagar. Om någon arbetar endast på måndagar blir antalet semesterdagar fem. Tänk på att det alltid går åt en hel semesterdag även om det är en kortare arbetsdag. Man kan med andra ord inte ta en halvdag som semester. I vissa kollektivavtal (gäller oftast tjänstemän) finns det möjlighet att förhandla fram 30 dagar semester om den anställde avsäger sig betalning för övertid. Oftast gäller detta tjänster med högre befattning som har så kallad förtroendetid.Det finns även andra grupper som enligt avtal kan få fler dagar på grund av oreglerad arbetstid. Exempel på detta är utesäljare. Denna grupp kan ha 28 semesterdagar. Inom stat, kommun och landsting finns det även reglerat inom kollektivavtalen att semesterdagar ökar vid längre anställningstid eller vid högre ålder, vilket är ovanligt inom den privata sektorn.

Rätt till ledighet

En anställd har rätt till ledighet även om inte semesterdagen är betald. Om den anställde börjar sin tjänst den 1 april så blir detta intjänandeår inför nästa år. Den anställdes rätt till semester under detta år är fortfarande 25 dagar, dock är dessa obetalda.

Huvudsemester

En anställd har enligt lag rätt till fyra veckors sammanhängande ledighet under perioden 1 juni -31 augusti. Lagen är som tidigare omnämnts dispositiv, vilket gör att man i vissa branscher förhandlat ner det till tre veckor. Det är arbetsgivaren som leder och fördelar arbetet, vilket innebär att arbetsgivaren beviljar semestern. En anställd som inte har tjänat in någon betald semester kan inte tvingas att ta ut ledighet med löneavdrag.

Arbetsgivaren har en skyldighet att se till att samtliga anställda tar ut 20 dagar semester. Detta gäller då under semesteråret och handlar om betalda dagar. Arbetsgivaren kan inte tvinga ut obetalda semesterdagar om detta inte har förhandlats. Ledighet får inte bytas ut mot att man arbetar och får ut semesterdagen i pengar. Detta gäller dock inte dag 26-30 om fler dagar än 25 är avtalade. Dessa kan betalas ut i pengar.

 

Observera att en anställd som blir uppsagd behöver inte ta ut sin semester under uppsägningstiden om denna inte överstiger sex månader.

Förskottsemester

Den som inte har tjänat in tillräckligt med semester kan med arbetsgivaren komma överens om s.k. förskottsemester. Detta brukar vara vanligast i tjänstemannaavtalen, men även IF-Metall har sedan några år detta i sitt kollektivavtal. Förskottsemester innebär att den anställde får semester utan löneavdrag.

Grovt sett kan man säga att ett år består av elva månadslöner och en semesterlön. När någon tar ledigt byts bokföringsmässigt månadslön ut mot semesterlön. Exempel vid uttag av en semesterdag:

Månadslön 20 000 - bokföringskonto 7210

Semesteravdrag 4,6 % -920 – bokföringskonto 7210

Semesterlön 4,6 % +920 - bokföringskonto 7290

Semestertillägg 0,8 % +160 - bokföringskonto 7290

Detta ger en bruttolön  på 20 160 kr

Man får inte betalt då man inte arbetar. Därför görs ett avdrag på lön med 4,6 % enligt många avtal. Om semestern är intjänad betalas detta tillbaka med 4,6 % på bokföringskontot 7290. Dessutom tillkommer på intjänad dag 0,8 % på månadslönen. Om en obetald dag tas ut blir exemplet detta:

Månadslön 20 000 - bokföringskonto 7210

Semesteravdrag -920 - bokföringskonto 7210

Detta ger en bruttolön på 19 080 kr

 

Den som får förskottsemester slipper avdraget på 920 kr och får då istället en skuld till arbetsgivaren. Denna skuld ligger kvar och skall återbetalas om den anställde slutar inom fem år. Återbetalning behöver ej ske om den anställde blir uppsagd på grund av arbetsbrist eller måste sluta på grund av sjukdom. Observera att skulden inte räknas ner under dessa år, utan ligger oförändrad och försvinner helt efter fem år. Det går inte heller att kvitta skulden mot intjänade dagar, då dessa har andra värden.

 

Beräkning av semesterdagar

 

Beräkning för att tjäna in semesterdagar sker enligt följande formel:

 

Anställningsdagar x semesterrätt/365

 

Om en person börjar den 1 januari och semesteråret följer april-mars blir resultatet följande:

 

Januari 31 dagar

Februari 28 dagar

Mars 31 dagar

 = totalt 90 dagar

90 anställningsdagar x 25 dagars semesterrätt/ 365 dagar på året ger då 6,16 dagar. Då semester räknas endast i hela dagar blir det en upphöjning på grund av decimalen till 7 betalda dagar och 18 obetalda semesterdagar. Detta ger då tillsammans 25 dagar. Om anställningen påbörjas efter 31 augusti under semesteråret har den anställde endast rätt till fem semesterdagar, som är obetalda.

 

Sparande av semesterdagar

 

Om en anställd har tjänat in full semester men endast tagit ut 20 dagar så får de fem kvarvarande dagarna sparas enligt lag i fem år. Det finns möjlighet att komma överens om att ta ut dessa dagar det sjätte året. Det är endast betalda dagar som kan sparas. Obetalda dagar har inget värde och försvinner vid omläggningen av semesteråret.

Semestergrundande frånvaro

En anställd kan vara frånvarande på grund av sjukdom, föräldraledighet, studier och så vidare. En del frånvaro är enligt lag semestergrundande till viss tid och kan trots frånvaro ge full semester. Några exempel på frånvaro som är semestergrundande:

- Ledighet vid sjukdom 180 kalenderdagar + insjuknandeåret. Om den anställde återgår i arbete mer än 14 dagar blir det en ny sjukperiod.

- Föräldraledighet är semesterlönegrundande upp till 120 kalenderdagar per förälder, eller för ensamstående förälder upp till 180 dagar.

- Risk för överförande av smitta, upp till 180 kalenderdagar.

- Närståendevård, upp till 45 kalenderdagar.

- Vård av barn (tillfällig föräldraledighet) upp till 120 arbetsdagar per barn och år.

- Ledighet vid utbildning kan vara semestergrundande upp till 180 dagar. Undersök vad som gäller för den aktuella utbildningen.

Uttagsordning av semesterdagar

Semester skall enligt lag tas ut i följande ordning:

1. Betalda semesterdagar

2. Sparade dagar

3. Obetalda dagar

4. Tjänstledighet

Skillnaden mellan obetalda dagar och tjänstledighet är att obetalda dagar är semestergrundande. Detta innebär att du inte kan spara semesterdagar samma år som du tar ut sparade dagar.

Deltid och heltid

Från den 1 april 2010 har man ändrat i lagen så att dagarna man skall ta ut har samma värde då det gäller sparade dagar som ordinarie intjänad semester, efter sysselsättningsgraden under intjänande året. Lagen är dispositiv vilket innebär att man kan avtala om annat. Om jag under intjänande tiden har arbetat deltid (50 %) och efter den 1 april kommer att arbeta 100 procent blir uträkningen per dag som följer:

Månadslön 100 % 20 000

Semesteravdrag 4,6 % -920

Semesterlön 4,6 % av 50 % +460

Semestertillägg 0,8 % av 50 % +80

Bruttolön 19 620 kr

Ändringar i semesterlagen fr.o.m. 1 april 2010

Semestergrundande frånvaro vid sjukdom sänks från insjuknandeåret + två år till insjuknandeåret + ett år. Detta innebär att max 180 kalenderdagar är

semestergrundande under dessa två år. OBS! Vid insjuknande före 1 april 2010 gäller gamla regler, d.v.s. + två år.

Semesterlön får inte betalas ut löpande utan skall betalas ut vid anställningens avslut.

Lediga dagar skall avräknas under semesterperioden, d.v.s. 25 semesterdagar innebär fem veckor.

Vid deltidssjukskrivning gäller som vid heltid d.v.s. insjuknandeår + ett år. (180 dagar).

Den som har månadslön skall behålla sin månadslön under semestern. Detta kallas sammalöneregel och skall därtill ha ett semestertillägg med 0,43 % per dag. Detta innebär att en slutlön beräknas vid månadslön som 4,6 % + 0,43 % = 5,03 % av månadslönen per intjänad och outtagen semesterdag. OBS! Om ni har ett kollektivavtal är det kollektivavtalet som gäller över sammalöneregeln. I kollektivavtalen brukar det var 0,8 % i tillägg vilket vid slutlön blir 5,4 %. Även om ni inte har kollektivavtal och har följt 0,8 %, så kan ni inte sänka den siffran. I princip kan man säga att detta mest berör nya företag som startar från1 april 2010 eller företag som inte har följt avtal med 0,8 %. Dessa företag skall nu ge 0,43 %.

Sysselsättningsgraden anpassas efter gällande tid. Detta innebär att om jag föregående semesterår har arbetat 50 procent så skulle semestern för detta år baseras på intjänandet. I de nya reglerna gäller att värdet är den tid jag jobbar nu oavsett tidigare sysselsättning. Jobbar jag heltid så blir även sparade dagars värde heltid. Givetvis tvärtom vid deltid.

Vid längre frånvaro p.g.a. ledighet skall vid semesterårsskiftet de dagar som totalt överstiger 25 utbetalas. Exempel: Om någon blir föräldraledig 1 oktober har man vid 25 dagar tjänat in 13 dagar betald semester. Därtill tillkommer 120 semestergrundande dagar, vilket totalt ger 21 dagar. Har jag då kvar 10 dagar som inte är uttagna så får jag spara fyra av dessa. Resterande 6 dagar betalas ut.

Tänk på att ovanstående är ny semesterlag. Om det finns kollektivavtal som säger något annat så gäller kollektivavtalet över lagen.

Semesterlön kollektivanställda

Kollektivanställda har normalt en enligt avtal lägsta semesterlön per dag. Det är därför viktigt att bokföra samtlig frånvaro så att arbetsgivaren slipper skjuta till de pengar som ligger under avtalet. Vanlig förekommande uträkning för arbetarens semester är följande formel i fem steg:

Semesterlönegrundande lön/antalet arbetade timmar = snittlön per timma

Semesterlönegrundande frånvarotimmar x snittlön = semesterlönegrundande frånvarobelopp

Semesterlönegrundande lön + semesterlönegrundande frånvarobelopp = totalt semesterunderlag

Totalt semesterunderlag x 12 % (eller avtalad semesterlöneprocent) = semesterersättning

Semesterersättning/antal betalda dagar = semesterlön per dag.

Om du som arbetsgivare har ytterligare frågor och funderingar kring semester och semesterlagen är du varmt välkommen att kontakta oss på GALPU. Du når oss på 033 435 80 60 eller på info@galpu.se. Besök även www.galpu.se för mer information.

  

Traktamenten är avsedda att täcka den merkostnad som uppkommer då man är ute och reser. Det är fritt fram att att ge vilka traktamenten man vill om detta inte regleras i kollektivavtal, det är därför en god idé om företaget har en resepolicy som reglerar vad som gäller inom företaget. Skatteverket sätter ett tak på hur högt traktamente man kan få utan att behöva skatta på beloppet. För att få skattefritt traktamente måste två villkor uppfyllas. Det ena är att resan måste vara minst 50 kilometer enkel väg från arbetsplatsen och hemmet. Det andra är att övernattning måste ske.

Traktamente inom landet

Dagtraktamente, d.v.s. traktamente vid tjänsteresa utan övernattning, är alltid skattepliktigt fullt ut. Skattefria belopp då resan kombineras med övernattning:

Tid  Summa

Hel dag  220 kr/dag (resdag: resan påbörjas före kl. 12 eller avslutas efter kl. 19)

Halv dag  110 kr/halvdag (resdag: resan påbörjas efter kl. 12 eller avslutas före kl. 19)

Efter 3 månader       154 kr

Nattschablon 110 kr

Här gäller s.k. tyst kvittning. Traktamentet tas inte upp i deklarationen och inga avdrag i deklarationen. Är traktamentet högre än det skattefria beloppet tas överskjutande belopp upp som lön. Om den anställde får fria måltider under resan ska det skattefria traktamentet reduceras och den anställde beskattas för kostförmån. Reducering ska dock inte göras för måltider som obligatoriskt ingår i färdbiljettpriset (i praktiken enbart aktuellt vid flygresor). Dessa måltider tas inte heller upp som kostförmån.

Reduceringsbelopp för inrikes tjänsteresa ser ut som följer:

Schablonavdrag för ökade levnadskostnader  220 kr          110 kr

Reducering för:

Frukost, lunch och middag 198 kr          99 kr

Lunch och middag 154 kr          77 kr

Lunch eller middag  77 kr            39 kr

Frukost  44 kr            22 kr

Traktamente för utland 2012

Olika länder har olika kostnader jämfört med Sverige. Därför blir traktamentet för utlandet varierande efter kostnadsläget mot Sverige. Det blir då även svårt att göra avdrag med fasta summor vid måltider. Av den anledningen sker avdragen vid måltider i procent. Vid tjänsteresa utomlands gäller samma regler som för inrikes resor. Skatteverket fastställer årligen normalbelopp för högsta skattefria traktamente.

Reduceringsbelopp vid utrikes tjänsteresa ser ut som följer:

Minskning av normalbeloppet med:

Måltid                                               Procent

Helt fri kost                                       85 %

Lunch och middag                            70 %

Lunch eller middag                           35 %

Frukost                                              15 %

Exempel på utlandstraktamentets storlek 2012

Belgien 415

Brasilien 611

Cypern 577

Danmark 628

Finland 599

Frankrike 793

Irland 644

Japan 1128

Kanada 911

Lettland 473

Norge 799

Tyskland 575

Österrike 475

Kostförmån

Om arbetsgivaren står för måltid skall detta beskattas. Beskattning gäller ej om måltiden sker i samband med representation.

Fri kost, som åtnjuts på allmänna transportmedel under tjänsteresa, samt fri frukost, som åtnjuts på hotell, blir skattefri om kosten obligatoriskt ingår i priset för resan eller rummet.

Frukost 40 kr/dag, lunch eller middag 80 kr/dag, helt fri kost 200 kr/dag (minst tre mål/dag).

Bilersättning (milersättning)

Om man kör med egen bil i tjänsten kan man få ersättning för drivmedelskostnaden upp till 18,50 kr per mil. Detta kallas då ersättning enligt schablon. I det fall som arbetsgivaren betalar mer än 18,50 kr per mil, exempelvis 30 kronor, delas beloppet upp enligt nedan:

18,50 skattefri ersättning

11,50 skattepliktig ersättning

-------------------------------------------

30 kr total ersättning per mil

Den skattefria ersättningen hamnar som ett kryss i ruta 50 på kontrolluppgiften medan den skattepliktiga hamnar i ruta 11 kontant bruttolön, vilket innebär att den skattepliktiga ersättningen är att betrakta som lön med sociala avgifter som följd. Om den anställde har tjänstebil, som även kan användas för privat körning, så innebär detta att man inte har någon kostnad för värdeminskning och slitage. Av den anledningen sjunker ersättningen enligt schablon per mil. Här skiljer man även på bensin och diesel. Ersättning enligt schablon blir då för bensin 9,50 kr och för diesel 6,50 kr. Eventuell ersättning utöver detta blir som tidigare nämnts skattepliktig ersättning.

Helt fri bensin

Det finns även en variant då arbetsgivaren betalar drivmedel. I det fallet spelar det ingen roll om det är bensin eller diesel. Den anställde får då en drivmedelsförmån som bygger på den faktiska kostnaden. Dessutom skall det till den faktiska kostnaden läggas ett pålägg på 20 % som för arbetsgivaren inte ger några sociala kostnader. Enklast är att titta på körjournalen, som man har skyldighet att föra, där privat körning och tjänstekörning specificeras.

Exempel: 

Den anställde har kört 40 mil privat och 60 mil i tjänsten, totalt 100 mil. Dessa 40 mil av 100 blir då 40 % av drivmedelskostnaden. Om fakturan för drivmedel totalt ligger på 1 290 kr blir förmånsvärdet:

516 kr Drivmedelsförmån (40 % av 1 290 kr)

103,20 kr Drivmedelsförmån ej soc. (20 % av 516 kr)

Detta innebär att den anställde får skatta för 619,20 kr medan arbetsgivaren betalar sociala avgifter på 516 kr.

Bilförmån

En anställd som har en tjänstebil som får utnyttjas privat skall betala förmånsvärde för bilen. Hur mycket man betalar beror på bilmärke och årsmodell. Gå in på www.skatteverket.se och sök på ”bilförmånsvärde 2012” för mer information.

Detta innebär om du har en månadslön på 25 000 kr och får en tjänstebil med förmånsvärde 3 000 kr, så skattar du på en summa av 28 000 kr. Förmånsvärdet ökar inte din lön men den ökar din beskattningsbara månadssumma. Observera att förmånsvärdet reduceras till 75 % om man kör mer än 3000 mil per kalenderår i tjänsten.

Om du som arbetsgivare har ytterligare frågor och funderingar kring traktamenten är du varmt välkommen att kontakta oss på GALPU. Du når oss på 033 435 80 60 eller på info@galpu.se. Besök även www.galpu.se för mer information. 

 

 

 

En anställds lön bestäms av kollektivavtalen och det finns inte reglerat i lag vilken lägstalön som gäller för en anställd. En arbetstagare som är tillsvidareanställd (fastanställd) och tjänsteman har oftast sin lön reglerad som månadslön. Om personen jobbar deltid, exempelvis 75 % av heltid, utgår månadslön med 75 % av heltidslön.

Vad gäller kollektivanställda så är det även vanligt med timlön som utbetalas månaden efter intjänandet. Det finns kollektivavtal som kräver att anställda ska ha månadslön om de jobbar heltid. Ett exempel på detta är butiksavtalet Handelsanställdas Förbund. Den stora skillnaden mellan timlön och månadslön är att timlönen varierar från månad till månad beroende på hur många dagar som blir arbetstid. Månadslön täcker samtliga kalenderdagar och blir lika stor oavsett en kort eller lång månad.

Timlön bygger uppåt från noll. Det innebär att om man inte jobbar får man heller inte betalt. Vid frånvaro görs inga avdrag. Blir man sjuk kan man få sjuklön som är 80 % av timlönen. Vid semester kan man få semesterlön osv.

Månadslön är densamma varje månad men ger extra lön vid exempelvis övertid. Vid frånvaro blir det avdrag.

Hur stort blir då avdraget respektive tillägget?

Lön finns som tidigare nämnt inte reglerat enligt lag, med undantag för semesterlön som bygger på hur mycket man tjänar. Detsamma gäller vid sjukdom där arbetsgivaren ska ersätta den anställde med 80 % av den lön som skulle tjänats in dag 2 till dag 14 hos arbetsgivaren. Avdrag och ersättningar regleras av kollektivavtal och kan skilja sig mellan avtalen. Här nedan presenteras några av de vanligaste former gällande avdrag och ersättning:

För timlön

Timlön ersätter övertid med grundtimpeng + 50 % övertidstillägg. Vanligt är även grundtimpeng + 70 % övertidstillägg samt grundtimpeng + 100 % övertidstillägg.

Tilläggets storlek styrs i avtalen genom vilken tid som övertiden utförs. Ob-tillägg (vid s.k. obekväm arbetstid) ges om arbetstiden ligger på en kväll eller helg men inom ordinarie arbetstid. Detta är då inte övertid utan ett extra tillägg till timlönen med exempelvis 50, 70 eller 100 %. Vid sjukdom görs inget avdrag på timlön men ersättning utgår enligt lag med 80 % av timlönen för den tid man skulle ha jobbat under dag 2 till dag 14. Observera att sjuklön ska ges med 80 % av den lön den anställde skulle ha tjänat om personen inte hade blivit sjuk. Detta innebär att om Ob-tillägg skulle ha betalats ut för denna period skall även sjuklön utges med 80 % av detta.

För månadslön

Månadslön ger en annan beräkning. Kollektivanställda som har månadslön får oftast samma ersättning som de som har timlön. Vid exempelvis övertid och Ob måste man först räkna ner tiden till timlön. Även detta finns reglerat i kollektivavtalen och handlar om en divisor som man delar månadslönen med för att få fram timlönen. Jobbar man kvällar och nätter kan man istället för Ob få skifttillägg. Vid månadslön för tjänstemän finns även där frånvaro reglerad i kollektivavtalen. Här kommer några vanliga formler för beräkning:

Tjänstledig del av dag:

Månadslön/175 ger avdrag per timma.

Tjänstledig 1-5 dagar:

Månadslön/21 ger avdrag per arbetsdag.

Tjänstledig 6 dagar och fler:

Avdrag per kalenderdag enligt formel månadslön x 12/365

OBS! Räkna alltid upp deltidslön till heltid vid beräkning av tjänstledighet och övertid för tjänstemän.

Vid övertid använder många tjänstemannaavtal formeln månadslön/94 vid övertid före kl 20 på vardagkvällar och månadslön/72 efter kl 20 samt på lördag och söndag. 

 

Om du som arbetsgivare har ytterligare frågor och funderingar kring lön och utbetalningar är du varmt välkommen att kontakta oss på GALPU. Du når oss på 033 435 80 60 eller på info@galpu.se. Besök även www.galpu.se för mer information.  

Då man har anställda skall dessa givetvis ha lön. På arbetsmarknaden delar man upp de anställda i två grupper, tjänstemän och arbetare. Numera brukar man dock inte använda ordet ”arbetare” utan man säger istället kollektivanställda. Grovt sett kan man säga att man är tjänsteman om man jobbar med administration och kollektivanställd om man jobbar mer praktiskt. Som exempel kan vi ta en plåtverkstad. De som jobbar på kontoret blir då tjänstemän och de som arbetar i verkstaden blir kollektivanställda. Arbetsledare räknas även de som tjänstemän.

Det är arbetsgivaren som bestämmer när lönen ska utbetalas. Utbetalningen kan ske flera gånger i månaden, t.ex. varannan vecka, eller som brukligt en gång per månad. Ett vanligt förekommande datum för utbetalning är den 25:e i varje månad. Det finns ingen lag som reglerar när lön utbetalas, eller vilken period som skall gälla, men det är väldigt praktiskt om man i företaget har som policy att man har en intjänand månad (händelsemånad) och en utbetalningsmånad.

Tjänstemän

Tjänstemän brukar normalt få sin lön samma månad som den avser. Om ni har en tjänsteman som börjar den 1 januari och har månadslön, så är det brukligt att lön utbetalas den 25 januari. Detta innebär att man på sätt och vis får lite ”förskottslön” eftersom tiden

26-31 januari ännu ej är intjänad. En eventuell avvikelse under januari, i form av frånvaro eller övertid, redovisas på februaris utbetalning.

Kollektivanställda

Kollektivanställda brukar normalt få sin lön utbetald månaden efter intjänandet. Detta innebär med samma exempel som ovan att en kollektivanställd blir anställd den 1 januari får sin lön utbetald i februari. Anledningen till detta bygger på historik då arbetarna (kollektivanställda) hade timlön. Hur många timmar man har jobbat vet man först då brytperioden är slut. Numera finns både timlön och månadslön för denna grupp av anställda. Många kollektivavtal kräver att man har månadslön om man jobbar 100 %.

Ett litet förtydligande…

Det som nämnts om att tjänstemän har lön för innevarande månad och att kollektivanställdas löner släpar en månad är vanligt förekommande. Det finns ingen lag som reglerar detta, vilket innebär att även tjänstemän kan ha släpande lön och kollektivanställda kan ha innevarande månad. Det finns heller inget som styr att det skall vara månadsvis rapportering, utan perioden kan arbetsgivaren reglera efter eget tycke. Exempel finns på arbetsgivare som lägger rapporteringsperiod den 21-20 månaden därpå, för att komma händelserna nära. Detta kan vara bra vid projektredovisning då man vill ha kostnaderna så aktuella som möjligt. 

OBS!

Det är viktigt för företaget att se till att varje anställd lämnar in en tidrapport eller stämpelkort för att redovisa arbetad tid. Då det gäller tjänstemän med månadslön hör man ofta att det inte behövs någon tidrapport om det inte finns några avvikelser. Tänk på att tidrapporten är den anställdes faktura till företaget. Det är väl ingen som betalar en faktura som inte kommer?

Även om tidrapporten är blank så skall den lämnas in. Den som råkar illa ut i detta är löneadministratören, som får skäll av chefen om denne vet att Kalle haft semester under augusti men detta inte finns registrerat. Finns det då ingen tidrapport inlämnad så givetvis har löneadministratören slarvat bort denna enligt den anställde. Ha därför som policy att en tidrapport alltid ska lämnas in även om ingen avvikelse finns.

Om du som arbetsgivare har ytterligare frågor och funderingar kring lön och utbetalningar är du varmt välkommen att kontakta oss på GALPU. Du når oss på 033 435 80 60 eller på info@galpu.se. Besök även www.galpu.se för mer information.

 

Vår bok har fått mycket positiv feedback och har nu sålt i över 1000 exemplar. Under kommande veckor kommer bokens innehålla att publiceras här på vår blogg för att ge dig som läsare tillgång till en lättläst faktabok om personal - och lönehantering. Har du några frågor om vad GALPU kan göra för ditt företag så tveka inte att höra av dig till oss på 033 435 80 60. Hos oss kan du även beställa boken för 279 kr exkl. moms (6%). Ett välkommet inslag på varje arbetsplats.

 

Förord 

För fyra år sedan startade jag företaget GALPU. Bokstäverna står för initialerna Gerhard Andersson Lön Personal Utbildning. Detta är vad jag har jobbat med i hela mitt liv. Under min senaste anställning var jag personalchef inom Axfood.

För mig som i många år arbetat med dessa frågor har rätt kursmaterial hela tiden varit svårt att få tag i. När man söker litteratur om personal och lönehantering så är det förvånansvärt svårt att hitta i lagom mängd. De flesta böcker som finns är för faktabaserade utan att ge enkla förklaringar. Det är ingen bra nybörjarbok. Jag bestämde mig till slut för att skriva en bok så som jag själv vill ha den.

Du som läsare får gärna komma med synpunkter, om något fattas eller är överflödigt. Detta för att framtida böcker skall bli bättre anpassade.

GALPU arbetar på ett unikt sätt med att erbjuda personalchefstjänsten för små och medelstora företag. Det går till på så sätt att företaget betalar för exempelvis fyra timmar per månad. GALPU blir då företagets personalchef. Företaget styr vad man vill ha utfört. I arbetsuppgifterna ingår allt vad en personalchef gör, från rekrytering, utveckling till eventuell avveckling. Företaget får i detta fall en faktura på fyra timmar per månad, vilket gör att man vet exakt vad det kostar. Den tid som överstiger eller understiger dessa fyra timmar läggs som komp. På så sätt har man kontroll över samtliga kostnader via fakturan som samtidigt visar kompsaldot. Vad vi förstår är detta ett unikt sätt att arbeta på.

Vi har även utbildningar inom exempelvis bokföring, excel, personal - och lönehantering. Kurserna ges över tre dagar med max 4 personer per kurs. Vi kallar detta för privatundervisning och garanterar att kursdeltagaren lär sig ämnet. Vissa kurser såsom Arbetsrätt i olika inriktningar samt Ekonomi för icke ekonomer ges i större grupper och på olika platser i landet. Vi kan även hjälpa företagen med deras lönehantering.

GALPU finns i Borås och mer information hittar du på vår hemsida www.galpu.se

Hoppas att du får stor nytta av boken!

Gerhard Andersson

GALPU AB