”Grundprincip för ett företags eller en organisations handlande allmänt eller i ett visst avseende”

En policy är en avsiktsförklaring och riktlinjer för att styra beslut och uppnå önskade mål. Termen används främst inom privata och offentliga organisationer och företag. EU:s regionala utvecklingsperspektiv och Carterdoktrinen är exempel på policydokument. Policys skiljer sig mot lagtexter då en lagtext kan förbjuda och förhindra ett visst beteende eller en viss handling (det finns t.ex. en lag som kräver att man betalar skatt) medan en policy endast vägleder mot de handlingar som troligast ger önskat resultat.

En policy kan även syfta på processen att fatta viktiga beslut i en organisation, exempelvis utarbetande av olika program, inriktningsmål, ekonomiska prioriteringar och beslut fattade beroende på vad de får för konsekvens för organisationen. Policys kan ses som politiska, organisatoriska, ekonomiska och administrativa mekanismer som skapats för att nå ett eller flera mål.

Exempel

• Arbetsmiljöpolicy

• Drogpolicy

• Friskvårdspolicy

• Företagspolicy

• Föräldraledighetspolicy

• Internetpolicy

• IT-policy

• Kompetensutvecklingspolicy

• Krishanteringspolicy

• Kvalitetspolicy

• Lönepolicy

• Miljöpolicy

• Mobiltelefonpolicy

• Rehabiliteringspolicy

• Rekryteringspolicy

• Representationspolicy

• Resepolicy

• Reseräkningspolicy

• Semesterpolicy

• Sjukdomspolicy

• Skyddsombudspolicy

• Stresspolicy

• Terminalglasögonpolicy

• Tjänstebilspolicy

• Tobakspolicy

• Policy mot trakasserier

• Traktamentespolicy

• Uppvaktningspolicy

Vem tar fram policyn? Vem beslutar om dem?

I de flesta företag tar företagsledningen (alternativt ledningsgruppen) fram policyförslag. Innan man fastslår dessa i ett protokollfört ledningsmöte så gås de igenom med eventuell fackklubb eller fackrepresentant om sådan finns. I mindre företag kan det vara VD alternativt personalansvarig. Det är viktigt att policyn inte innehåller något som bryter mot lagar och förordningar. Företagspolicyn kan heller inte ändra kollektivtalets regler om man har ett sådant.

Hur vet man att alla känner till företagets policy?

När policysamlingen är klar, gör man en genomgång med de anställda och förklarar varför man har dem och vad de innehåller. I policysamlingen ska det finnas ett blad som medarbetaren ska skriva under när han eller hon har tagit del av det.

Exempel på utformning:

Bekräftelse på att samtliga policyer har lästs och förståtts.

Med min namnunderskrift bekräftar jag att jag läst/tagit del och förstått samtliga FÖRETAGET AB:s policys och att det är mitt eget ansvar att vara uppdaterad vad gäller regler och policys inom FÖRETAGET AB, genom att regelbundet läsa dem.

Ort och datum

Nyanställda ska naturligtvis läsa och skriva på innan de påbörjar sin anställning.

Var kan medarbetarna hitta företagets policy?

Det bästa är att publicera den på företagets intranät, där kan alla hitta policysamlingen. Alternativt kan den finnas tillgänglig i en gemensam mapp på alla anställdas datorer. Pärmar kan vara svåra att hålla uppdaterade.

När/hur uppdaterar man företagets policy?

Det är lämpligt att ha en bestämd tidpunkt varje år när man uppdaterar policysamlingen, t.ex. i samband med bokslut. Det kan handla om förändringar i faktauppgifter, inaktuella policyer och nya som tillkommer. Det är givetvis viktigt med information på ett personalmöte om förändringar.

Hur använder man företagets policysamling?

Policysamlingen ska användas till att styra företagets arbete så att alla arbetar på samma sätt, mot samma mål och att ingen känner sig orättvist behandlad. Den kan vara viktig när den anställde eller företaget har olika åsikter om hur man hanterar/hanterat problem m.m. Policyn fungerar också som checklista vid krishantering m.m.

Förslag för lämpliga policyer för ett mindre företag:

1. Register

2. Policysamling

3 . Organisationsschema

4. Arbetsmiljöpolicy

5. Jämställdhetspolicy

6. Kränkande särbehandling

7. Etnisk mångfald

8. Alkohol och droger

9. Intern oärlighet

10. Checklista för riskbedömning

11. Anställds död

12. Olycka på arbetet

13. Rån, hot och våld

14. Checklista för enkla krissamtal

15. Anhörig-/telefonlista närstående

16. Rekrytering, anställning, introduktion

17. Kallelse till medarbetarsamtal

18. Utvecklings-/medarbetarsamtal

19. Policy för ledighet

20. Ansökan tjänstledighet

21. Resepolicy

22. IT-Policy

23. Rökning

24. Returnering av nycklar m.m.

25. Hantering av företagshemligheter

26. Sekretess och konkurrensavtal

27. Policy ledarskap

28. Policy gåvor, muta och bestickning

29. Policy för sjukanmälan/frånvaro

30. Policy för ändring av arbetsschema

31. Policy för ledningsgruppsmöte

32. Policy för infomöten/månadsmöten

33. Policy för underhåll, service m.m. på maskiner/utrustning

34. Bekräftelse på att samtliga policyer har lästs och förståtts

Exempel på bilpolicy

Varje vid Företaget AB anställd skall ha sådana attityder och värderingar i trafiken som bidrar till säkrare trafikmiljö, genom att alltid följa gällande lagar och regler och visa hänsyn till andra trafikanter. För att uppnå dessa mål ska Företaget AB:s medarbetare arbeta efter nedanstående: 

Föraren ska alltid:

• Använda bilbälte.

• Visa hänsyn till sina medtrafikanter och verka som föredömen i trafiken och tänka på att företagsbilen är en reklamplats för företaget.

• Följa all gällande trafiklagstiftning, genom att bl.a. respektera hastighetsbestämmelser och följa gällande kör- och vilotider.

• Vara opåverkad av alkohol och andra droger.

• Kontrollera att rätt lastsäkring är gjord.

• Kontrollera fordonet dagligen så att fordonet är i trafiksäkert skick, och omedelbart rapportera fel och brister till närmaste chef.

• Hantera fordonet varsamt och iaktta försiktighet med omgivningen.

• Vid ev. olyckor och incidenter, omedelbart kontakta närmaste chef.

• Se till att vi använder oss av rena och välvårdade bilar, genom att städa och tvätta bilen enligt fastställda regler.

• Meddela eventuella förändringar till arbetsgivaren gällande sitt körkorts status.

• Köra med ett mjukt körsätt, genom att läsa trafiken, undvika häftiga inbromsningar och accelerationer, minska bränsleförbrukning och avgasutsläpp och på detta sätt vis få ett stressfritt körsätt och ett mer ekologiskt körsätt.

• I god tid innan drivmedelsbrist uppstår tanka fordonet.

• Hämta och lämna bilen, vid arbetsdagen start och vid arbetsdagens slut på företagsparkeringen/garaget.

• Ska under icke arbetstid lämna in nycklar, på anvisad plats på kontoret.

• Fordonet får inte användas för privata körningar utanför tjänsten utan att skriftligt tillstånd inhämtats hos fordons-/transportchefen.

Exempel på arbetsmiljöpolicy

Det ligger i FÖRETAGET AB:s och medarbetarnas gemensamma intresse att verksamheten håller hög kvalitet och drivs under goda ekonomiska former. Därtill ska vi upprätthålla en hög standard på arbetsmiljön. För FÖRETAGET AB är en bra arbetsmiljö ett konkurrensmedel och därmed en strategisk fråga.

I arbetsmiljölagen, arbetsmiljöförordningen, arbetsmiljöverkets föreskrifter, tillstånd och villkor anges de minimikrav som gäller. I FÖRETAGET AB ska arbetsmiljön uppfylla de krav som myndigheterna ställer. Arbetsmiljön ska inte enbart vara säker, den skall också vara trevlig och utvecklande för medarbetarna. Dessa ska också kunna påverka sin arbetsmiljö. Ett viktigt delmål för vårt arbetsmiljöarbete är att säkerställa en miljö som inte utsätter medarbetarna för ohälsa eller olycksfall och som är tillfredställande med hänsyn till arbetets natur samt den sociala och tekniska utvecklingen.

FÖRETAGET AB ska vidta de åtgärder som behövs för att förhindra och förebygga att medarbetare skadas i arbetet.

Ansvar

Arbetsmiljöarbetet ska ingå som en naturlig del av vår verksamhet och ske i samarbete mellan arbetsgivare, medarbetare och de fackliga organisationerna. Detta innebär bl.a. att alla, chefer och andra, aktivt ska delta i arbetet med att åstadkomma en bra arbetsmiljö. Ingen får blunda för brister i arbetsmiljön när och om de upptäcks. Det kan också uttryckas som en allmän ”aktivitets-” och ”rapportskyldighet” för samtliga, vilket ingår som en del i samtliga medarbetares enskilda anställningsavtal.

Innehåll

En bra arbetsmiljö innebär bland annat:

• Att vi tar avstånd från alla typer av kränkande särbehandling och diskriminering.

• Att FÖRETAGET AB bedriver ett aktivt och målinriktat arbete för att främja etnisk mångfald.

• Att jämställdhetsarbetet bedrivs efter gällande lagar.

• Att företagen har organisation, mål och rutiner för anpassnings- och rehabiliteringsverksamheten.

• Att vi har tydliga rutiner för hantering av kriser av olika slag, att introduktionsplaner för nyanställda och långtidsfrånvarande finns.

• Att i de fall det behövs en fungerande företagshälsovård, sådan finns till arbetsgivarens och personalens förfogande.

• Att skyddsronder/personalträffar genomföres regelbundet.

• Att riskanalyser genomförs och dokumenteras.

• Att en lämplig fördelning av arbetsmiljöuppgifterna görs och dokumenteras.

Organisationsplan

I FÖRETAGET AB ska det finnas en organisationsplan. Den ska på ett överskådligt sätt beskriva gällande organisation. Beskrivningen ska förvaras så att den lätt kan visas vid systeminspektion, för nyanställda, m.fl. Den ska vara känd av arbetsledning och övriga medarbetare. Det åligger också FÖRETAGET AB att hålla sig och sina medarbetare fortlöpande informerade om nya regler och föreskrifter som myndighet har beslutat om, samt se till att samtliga medarbetares kunskap och erfarenhet tas till vara liksom tekniskt kunnande inom eller utom FÖRETAGET AB.

 

Om du som arbetsgivare har ytterligare frågor och funderingar kring policy och upprättandet av dessa är du varmt välkommen att kontakta oss på GALPU. Du når oss på 033 435 80 60 eller på info@galpu.se. Besök även www.galpu.se för mer information.

 

Oavsett om företaget har tecknat kollektivavtal eller inte omfattas man av ett antal lagar som måste följas om man har anställda. Här följer några av de lagar man måste beakta:

Medbestämmandelagen (MBL)

Lagen gäller tillämpning på förhållandet mellan arbetsgivare och arbetstagare och är uppdelad i två delar där en del gäller information och en gäller förhandlingsskyldighet. Det är i första hand det fack som har eller brukar ha kollektivavtal på arbetsplatsen som har förhandlingsrätt. En enskild arbetstagare har ingen rätt till MBL-förhandling.

Exempel på information som skall delges den fackliga organisationen:

- Personalpolitik

- Företagets ekonomi

- Framtidsplaner

Exempel på förhandlingsplikt:

- Viktigare förändringar av verksamheten

- Viktigare förändringar av arbetsuppgifter

- Uppsägningar

- Förläggande av huvudsemester

- Organisationsförändringar

 

MBL är vad många kallar ”tutalagen”. Det betyder att du i många fall måste informera eller förhandla med exempelvis facket innan du verkställer ett beslut. Om du har bestämt att flytta ditt företag till utlandet så hjälper det inte mycket vad facket tycker. Du ”tutar” innan du kör över. 

Lagen om anställningsskydd (LAS)

LAS reglerar anställningsförhållanden och möjligheten att säga upp personal. Då det gäller uppsägning krävs det alltid en förhandling med den fackliga organisationen. Även vid tillsättande av ny chef (organisationsförändring) ska man förhandla med facket.

Arbetstidslagen (ATL)

ATL reglerar hur man får arbeta. Det gäller såväl övertidsuttag, mertid, arbetstidens förläggning, raster, veckovila m.m. Se tidigare inlägg för mer information om ATL.

Arbetsmiljölagen (AML)

AML reglerar att arbetsgivaren ska bedriva ett aktivt miljöarbete, vilket innebär att man skall sörja för god säkerhet och god arbetsmiljö. Chefen har högsta ansvaret för att se till att säkerhetsföreskrifter följs. Det är också chefen som har straffansvaret vid en eventuell olycka. Det är viktigt för arbetsgivaren att ta reda på vilka av Arbetsmiljöverkets föreskrifter som gäller det egna företaget. De anställda ska följa företagets skyddsföreskrifter och har skyldighet att rapportera avvikelser som kan vålla skada eller utsätta någon för fara.

Förtroendemannalagen (FML)

Ett företag som har minst fem anställda har rätt att via den fackliga organisationen (som det finns kollektivavtal med) utse ett skyddsombud. Andra förtroendeuppdrag kan exempelvis vara fackliga förtroendemän. En förtroendeman (gäller givetvis även kvinnor) har enligt förtroendemannalagen, rätt till ledighet för att kunna få utbildning för att kunna fullfölja sitt uppdrag. Observera att det inte är alla utbildningar som ska betalas av arbetsgivaren. Utgå från att ledighet är obetald till dess ni får ett papper på att något annat gäller. Utbildningarna är reglerade mellan arbetsgivarförbunden och de fackliga organisationerna om vem som betalar lön. Dessa avtal kan förändras vid olika år.

Semesterlagen

Semesterlagen reglerar intjänandet av semester och den ersättning som ska utgå. Lagen reglerar även den tid som ska tas ut i ledighet. För mer information om semester, se tidigare inlägg.

Studieledighetslagen (SLL)

En arbetstagare som vill skaffa sig en utbildning har rätt till ledighet från sin anställning enligt denna lag. Det finns några villkor för att få ut sin ledighet. Den anställde ska vid ledighetens början ha varit anställd de senaste sex månaderna eller vid fler anställningar hos samma arbetsgivare minst 12 månader de senaste två åren. (Gäller inte facklig verksamhet). Arbetsgivaren har rätt att skjuta upp ledigheten till senare tid än den som arbetstagaren har begärt. En anställd som avbryter sin utbildning och som vill komma tillbaka i tjänst kan av arbetsgivaren få vänta två veckor upp till en månad på att få börja igen.

Föräldraledighetslagen

En kvinnlig arbetstagare som väntar barn och därför inte kan utföra fysiskt jobbiga arbetsuppgifter har rätt till omplacering från den 60:e dagen före beräknad förlossning. Självklart behöver inte arbetsgivaren skapa ett jobb som inte finns. Kvinnan har då rätt till ledighet men utan lön från arbetsgivaren. 

En arbetstagare har som förälder rätt till ledighet enligt nedan:

- Hel ledighet för en kvinnlig medarbetare i samband med hennes barns födelse.

- Hel ledighet för en förälder tills barnet blivit 18 månader.

- Förkortning av arbetstid till 75 procent av heltid till dess barnet fyllt åtta år eller slutat första klass.

- Tillfällig föräldrapenning (VAB), vård av sjukt barn.

Rätten till ledighet gäller enligt lag vid tre tillfällen per år. Detta innebär att en arbetstagare inte kan kräva att få ledigt exempelvis varje fredag även om man har rätt till att jobba 75 % av heltid. Det är arbetsgivaren som leder och fördelar arbetet vilket innebär att arbetsgivaren kan som exempel förlägga arbetstiden måndag – fredag kl. 10 - 17. Den anställde kan begära ledigt på fredagar men kan endast tilltvinga sig tre fredagar, då detta blir tre tillfällen. Ett tillfälle kan även vara en längre tid som en månad o.s.v.

Självklart vill man som arbetsgivare ha ett bra förhållande till sin personal och tillmötesgå önskemål när det gäller ledighet, om det passar för verksamheten.

Föräldralön

Föräldralön är ingen lag men ingår i de flesta kollektivavtal. Det innebär att en person som varit anställd minst ett år har rätt till cirka 10 % av den lön man tjänat in under en månad. Detta utbetalas som ett engångsbelopp. Har personen varit anställd minst två år hos samma arbetsgivare så ökar engångsbelopp med 10 % på fler månader. Detta gäller båda föräldrarna. Se exakta villkor i respektive avtal.

Diskrimineringslagen

Denna lag skall förhindra diskriminering och kan delas upp på följande:

- Direkt diskriminering innebär att någon missgynnas genom att behandlas sämre än någon annan.

- Indirekt diskriminering är att missgynnas genom tillämpning av en bestämmelse.

- Trakasserier är ett uppträdande som sänker någons värdighet.

- Sexuella trakasserier är uppträdande av sexuell natur som sänker någons värdighet.

 

Om du har ytterligare frågor och funderingar kring viktiga lagar för dig som arbetsgivare är du varmt välkommen att kontakta oss på GALPU. Du når oss på 033 435 80 60 eller på info@galpu.se. Besök även www.galpu.se för mer information.

 

Arbetsgivaren skall betala en arbetsgivaravgift, så kallade sociala kostnader, för de anställda som erhållit lön eller förmåner som motsvarar minst 1 000 kronor. Om någon anställd fått en lön under 1 000 kronor betalar arbetsgivaren ingen arbetsgivaravgift.

Arbetsgivaravgift och de anställdas preliminära skatteavdrag redovisas på samma blankett till Skatteverket.

 

 

Vid utbetalning av lön har arbetsgivaren skyldighet att dra av preliminär skatt. Vilken skatt den anställde lägger beror på vilken skattetabell den anställde ska följa.

Tabellerna delas upp från 29 till 37 där en högre tabell ger en högre skatt. Det som styr vilken tabell du hamnar i är den kommun som du är mantalsskriven i den 1 november året innan du beskattas. Bor du i Gävle den 1 november 2011 så betalar du skatt för år 2012 som om du bor kvar i Gävle även om du flyttar.

Jämkning av skatteavdrag

För att få jämkning ansöker man hos Skatteverket som sedan beslutar om jämkning av skatteavdraget med ett jämkningsbesked. Med jämkning kan menas att det blir lägre skatt vid exempelvis lån som det betalas ränta på eller på dyra resor till och från arbetet. Om Skatteverket lämnar besked att nedsättning av skattegrundande inkomst ska ske med 2 000 kr innebär inte detta att skatten minskas med 2 000 kr utan att den lön som skatten beräknas på minskar.

A eller F skatt

A-skattsedel är den vanligaste för löntagare och innebär att arbetsgivaren ska dra skatt enligt den angivna tabellen samt betala arbetsgivaravgift.

F-skatt är den skatt du ska betala om du har ett eget företag eller bedriver näringsverksamhet. En anställd som visar upp en F-skattsedel ska själv betala in sin preliminära skatt. Företaget betalar då ej heller arbetsgivaravgifter. Oftast skickar den som har F-skatt en faktura för sitt utförda arbete.

Skatteavdrag när skattsedel inte har lämnats

Många arbetsgivare hämtar direkt via lönesystemet den skatt som arbetstagaren ska lägga. Detta sker hos CSR, Centrala SkatteRegistret. I de fall arbetsgivaren inte fått något sådant besked ska arbetsgivaren göra ett förhöjt skatteavdrag om den anställde inte visat upp A-skattsedeln. Skatteavdraget höjs då med 10 % av tabellvärdet.

Skatteavdrag för sidoinkomst

En person som arbetar extra och inte kommer upp i någon högre inkomst kommer enligt skattetabellen inte heller att betala så mycket skatt. Det innebär ofta att det i slutändan blir kvarskatt då man har lagt för lite skatt på sin inkomst. För att detta ska bli så rätt som möjligt lägger man därför 30 procent i skatt på s.k. sidoinkomst.

Skatteavdrag för studerande och skolungdom

Om en studerande eller skolungdom totalt tjänar mindre än 18 700 kr på ett kalenderår så kan man fylla i foldern SKV 4301 som finns att rekvirera hos Skatteverket. Det innebär att arbetsgivaren inte behöver dra någon skatt.

Engångsskatt i procent

Vissa ersättningar som utbetalas i form av engångsbelopp eller som en klumpsumma ska beskattas enligt nedan engångstabell för löneinkomster. Exempel på detta är bonus, retroaktiv lön, slutlön i form av semester och liknande.

Årslön i kronor Preliminärt skatteavdrag i procent

0 – 18 699  0 %

18 700 – 58 600 10 %

58 601 – 119 600            23 %

119 601 – 308 000          30 %

308 001 – 414 000          33 %

414 001 – 587 100          53 %

587 101 –                58 %

Om du som arbetsgivare har ytterligare frågor och funderingar kring skatt är du varmt välkommen att kontakta oss på GALPU. Du når oss på 033 435 80 60 eller på info@galpu.se. Besök även www.galpu.se för mer information.

 

Om en anställd blir sjuk skall detta anmälas till arbetsgivaren. Arbetsgivaren har enligt lag fullt ansvar för att betala ut sjuklön de första 14 dagarna med 80 % av den lön som skulle utgått, med undantag för dag ett som räknas som karensdag. Om en anställd skulle ha haft ett tillägg på lönen av något slag (t.ex. ob-tillägg) ska arbetsgivaren under dag 2-14 även ge 80 % av den summa som skulle utbetalats.

Från den 15:e kalenderdagen övertar lag om allmän försäkring (Försäkringskassan) huvudansvaret för ersättningen genom att ge s.k. sjukpenning, vilken består av 77,6 % av förlorad inkomst. Tänk på att arbetsgivaren ger lön och Försäkringskassan sjukpenning. Avdrag och ersättning ser olika ut då det gäller månadslön eller timlön, men resultatet 80 % är det som gäller i båda fallen.

Sjuklön vid timlön

När man har timlön får man från arbetsgivaren ersättning dag 2-14 för de timmar som man skulle ha arbetat. Eventuella tillägg som skulle ha utgått ska ersättas med 80 %. 

Sjuklön och sjukavdrag vid månadslön

Om en anställd med månadslön blir sjuk så ska avdrag göras för den tid personen är borta. Vi kan inte göra avdrag för en som har timlön. Då utgår sjuklön, men inte avdrag.

OBS! Tiden för dag 1-14 räknas alltid i timmar, även vid månadslön.

Ett vanligt exempel då det gäller avdrag vid månadslön är att man beräknar månadslön x 12 och delar detta med veckoarbetstid x 52. Detta blir då avdrag per timma under de första 14 dagarna. Avdrag kan endast göras på den tid man skulle ha jobbat.

När det sedan gäller ersättning, så tar man 80 % av avdraget och ersätter med per timma av den tid man skulle ha jobbat. Ingen ersättning sker för dag ett som är karensdag. Det finns avtal som reglerar avdrag och ersättning på annat vis. Handels har i sitt avtal angivit att man först delar månadslönen med 166 för att få fram en timlön.

Karensdag

Dag ett räknas alltid som karensdag och ersättning skall inte utges. Tänk på att karensdagen måste vara en arbetsdag. Hur kort en karens får vara bestäms ej av lagen. Det är därför viktigt att företaget tar fram en policy som reglerar detta. Om en anställd sjukskriver sig då endast 15 minuter av arbetsdagen kvarstår, och företaget har satt en minsta karens på exempelvis en timma, kommer nästa dag att starta sjukperioden och denna dag blir då karens.

Antalet karensdagar är maximerade till 10 under en rullande 365-dagarsperiod. Det utgår ingen ny karensdag vid återinsjuknande inom fem kalenderdagar från föregående sjukperiod.

Bokföra sjukfrånvaro

När en anställd har månadslön kan man givetvis vara smart och göra ett avdrag på 20 % vid sjukdom för dag 2-14, men man binder egentligen ris åt egen rygg. När man efter årsskiftet vill ha statistik på hur mycket sjukfrånvaro företaget haft och vad den har kostat blir den siffran svår att ta fram.

Se nedanstående exempel:

Månadslön 20 000 - bokföringskonto 7210

Karens 8 timmar 100 % - 923 - bokföringskonto 7210

Sjukavdrag 32 timmar 20 % -738 - bokföringskonto 7210

Bruttolön 18 339 kr

I ovanstående exempel går det inte via bokföringen att se vad sjuklön har kostat företaget. Den bästa lösningen är att istället göra på följande sätt:

Månadslön 20 000 - bokföringskonto 7210

Karens 8 timmar 100 % - 923 - bokföringskonto 7210

Sjukavdrag 32 timmar 100 % -3 692 - bokföringskonto 7210

Sjuklön 32 timmar 80 % +2 954 - bokföringskonto 7280

Bruttolön 18 339 kr

Efter arbetsgivarperioden från dag 15, ska arbetsgivaren göra anmälan till Försäkringskassan. Med detta upphör även arbetsgivarens skyldighet att betala sjuklön såvida det inte finns ett kollektivavtal tecknat som gäller för tjänstemän. I de flesta kollektivavtal för tjänstemän finns en överenskommelse om att arbetsgivaren betalar 10 % sjuklön från dag 15-90. Avdrag från dag 15 för månadsavlönade sker med kalenderdagsavdrag, vilket betyder att formel för avdrag då blir månadslön x 12 dividerat med 365 vilket ger avdrag per kalenderdag. Vid frånvaro hel månad blir avdraget på hel månadslön.

Exempel kan se ut så här vid 30 dagars frånvaro:

Månadslön 20 000 - bokföringskonto 7210

Avdrag dag 15-30 -10 520 – bokföringskonto 7210

Eventuell sjuklön 10 % + 1 052 – bokföringskonto 7280

Bruttolön 10 532 kr

Vid sjukdom längre än 90 dagar träder ITP in som även är en försäkring som gäller vid långtidssjukdom.

Försäkringskassan

Försäkringskassan ger max ut en sjukpenning på 7,5 prisbasbelopp, vilket betyder att högsta ersättning ges på 7,5 x 44 000 = 330 000 kr. Om man delar 330 000 kr med tolv månader så betyder detta att taket hos Försäkringskassan ligger på 27 500 kr per månad vid sjukdom. Av detta utgår 77,6 % i sjukpenning. Försäkringskassan ger ut 77,6  % sjukpenning upp till taket på 7,5 prisbasbelopp vilket under 2012 betyder 27 500 kronor.

Vi tar ytterligare ett exempel för dag 15-90 då kollektivavtal är tecknat och den anställde är tjänsteman med en månadslön på 50 000 kr. För att det ska bli lättare att hänga med i detta exempel så infaller sjukperioden dag 15-90 under en kalendermånad.

Månadslön 50 000

Avdrag för månaden -50 000

Eftersom den anställde tjänar mer än 7,5 prisbasbelopp och kollektivavtalet anger att personen ska ha 90 % av sin lön vid sjukdom blir arbetsgivaren tvingad att fylla på det glapp som blir då Försäkringskassan har lagt ett tak på sin sjukpenning. 

 

Sjukpenning från Försäkringskassan

27 500 x 77,6 % = 21 340 kr

För att nå upp till 90 % av den anställdes lön, vilket motsvarar 45 000 kr, måste arbetsgivaren skjuta till mellanskillnaden på 23 660 kr i sjuklön vilket ger betydligt mer än 10 % då den anställde tjänar mer än 7,5 prisbasbelopp.

Sammanfattning för tjänstemän med månadslön

- Karensdag utgår alltid från dag ett. Ha en policy för hur kort en karensdag får vara.

- Sjukavdrag sker med beräkning i timmar från dag 1-14 för den tid som är schemalagd.

- Arbetsgivaren ger ersättning med 80 % motsvarande avdraget för dag 2-14. Sjukavdrag efter dag 14 sker i kalenderdagar.

Arbetsgivaren gör sjukanmälan till Försäkringskassan från dag 15.

- Arbetsgivaren ger sjuklön om kollektivavtal finns, dag 15-90 med 10 % av lön upp till 7,5 prisbasbelopp. Den som tjänar mer än 27 500 per månad har en lön över 7,5 prisbasbelopp och ska då utöver Försäkringskassan sjukpenning få tillägg så att sjuklönen uppgår till 90 % av lön.

 

 

Kollektivanställda

Då det gäller kollektivanställda med timlön så görs inget avdrag utan bara utbetalning med 80 % av timlön och eventuella andra tillägg. Dock inte för dag ett som är karensdag. Vid sjukdom från dag 15 utgår ingen ersättning från arbetsgivaren. Den anställde får då 10 % från försäkringen AGS (avtalsgruppsjuk) för dag 15–360 om kollektivavtal är tecknat eller om arbetsgivaren tecknat försäkring.

Läkarintyg

Vid sjukdom som överskrider sju kalenderdagar ska den anställde utan uppmaning redovisa ett läkarintyg för att få fortsatt sjuklön. En arbetsgivare får, om det finns särskilda skäl till detta, begära ett läkarintyg från tidigare datum eller från första sjukdagen. 

Tänk på att arbetsgivaren enligt lag inte behöver betala ut sjuklön till en anställd som inte skriftligen har lämnat försäkran om att arbetsförmågan varit nedsatt på grund av sjukdom. Ta fram en blankett och ha som policy att sjukförsäkran skall vara skriftlig.

Viktigt att tänka på är även att du som jobbar med personaladministrativ verksamhet liksom arbetsgivaren har tystnadsplikt om en anställds sjukdom och kan dömas enligt brottsbalken om man bryter mot tystnadsplikten.

Om du som arbetsgivare har ytterligare frågor och funderingar kring sjuklön och sjukpenning är du varmt välkommen att kontakta oss på GALPU. Du når oss på 033 435 80 60 eller på info@galpu.se. Besök även www.galpu.se för mer information    

 

 

För dig som vill ha vår bok i häftad version finns den att köpa hos oss på GALPU. Vi har fått mycket positiv feedback sedan boken gavs ut, bl.a. att det äntligen finns en bok om ämnet som går att förstå. Boken är ett enkelt lexikon som med mycket nyttig fakta hjälper dig och ditt företag när det gäller personal - och lönehantering.

Kontakta Gunnar vid frågor och beställning. Du når honom på gunnar@galpu.se eller på 033 435 80 60